Juan Báez Ibarra (*)
Comprender mejor la Gestión o Administración de Flujos de Caja ayuda a su empresa a identificar para dónde va el dinero o de dónde viene. Lee y aprenda más!
Muchas personas creen que la Administración del Flujo de Caja se limita a centrarse únicamente en resumir los pagos e ingresos a través del tiempo y agrupados por categorías. Este es un error muy común, especialmente inducida por los sistemas de gestión que no se toman en serio este asunto. Resumir categorías es sólo una parte del trabajo.
Lee este artículo y comprenda mejor la Administración de Flujo de Caja.
Administración del Flujo de Caja
En una empresa es muy común que los gerentes trabajan con dos visiones económicas distintas, pero complementarias.
Una visión es la que contempla si su negocio está obteniendo un beneficio o pérdida. Este punto de vista se mide generalmente por el Estado de Resultados. Es a través del Estado de Resultados que se recogen los indicadores margen de ganancias y de rentabilidad
El otro punto de vista es cómo controlar el dinero de la compañía. Este punto de vista se proporciona mediante el análisis del movimiento de Caja y Bancos. Realizar la Administración del Flujo de Caja en la empresa es tan importante como saber si se está habiendo un beneficio o pérdida.
La conceptualización de Flujo de Caja
Antes de continuar, vamos conceptualizar mejor el termino Flujo de Caja. Podemos entender como Caja, las cuentas corrientes, dinero en efectivo o similares que nos permiten una rápida liquidez, es decir, si necesito el dinero, va a estar allí para ser utilizado. Ya la palabra de Flujo, sirve para expresar el movimiento. Por lo tanto, de una manera muy simplista, podemos decir que el Flujo de Caja es la manera en la que el dinero pasa o pasará a través de las cajas y cuentas de la empresa.
El Flujo de Caja se puede expresar de varias maneras. El límite es la imaginación de quién los montas. He aquí algunos ejemplos:
* Lista de transacciones mostrando el saldo inicial, las líneas de las entradas, de las salidas y la línea del saldo final.;
* Gráfico de curvas;
* Gráfico de sectores;
* Tabla categorizada.
Entendido esto, vemos los tres objetivos principales de una buena Administración del flujo de Caja.
Objetivo 1: Para identificar fácilmente el impacto de las transacciones el futuro de caja
La Administración del Flujo de Caja está vinculado directamente al cuidado de capital de trabajo de la empresa. Si no le importa, puede quebrar su negocio por la sobreventa. Raro, ¿verdad? Vamos a tratar de entender un poco esta afirmación.
Por lo general, el plazo para el pago de compras en la empresa son menos de las condiciones de cobro de las ventas. Al vender un artículo, usted tiene que preocuparse de reponerla y se va a generar una Cuentas a Pagar. Por lo general tendrá que pagar por la mercancía antes de recibir su venta. Si vende mucho, también puede generar más cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Si usted no tiene dinero para financiar el Ciclo de Caja, es decir, el tiempo que va desde el pago a los proveedores y el cobro a los clientes, tendrás que recurrir a la ayuda externa en forma de préstamos o solicitar aportes de los socios.
Entendiendo esto, es fácil saber que usted debe planificar sus compras de acuerdo a su disponibilidad financiera y sus ingresos futuros. En este punto, un Flujo de Caja que ayuda a proyectar el saldo de caja a través del tiempo, evitará que se caiga en la trampa de quedarse sin Capital de Trabajo. Estos saldos se pueden diseñar en forma de tabla o gráfico, por ejemplo.
Y eso nos lleva a la siguiente objetivo.
Objetivo 2: Para ayudar a evitar saldos negativos
Si sus cuentas son negativas, puede ser un indicador de la falta de Capital de Trabajó. Algo en su Programación de pago o cobro salió mal y puede ser que le hagas pagar intereses. La anterior estrategia debería haberle ayudado en esto, pero aun así, no es perfecto. Usted puede tener el control de los pagos, pero no sobre los recibimientos, quién domina esto es su cliente.
Al final de la semana anterior, tome tiempo para ver cómo será su próxima semana. Trate de identificar los días que caen los pagos y no hay cobro. Este es el momento para que usted intente renegociar el plazo de pago de un título en particular con su proveedor. Creo que va a ser más receptivos a una renegociación, a la falta de pago de su parte.
Otra alternativa, no es tan simple, está tratando de negociar con los clientes. Trate de anticipar cualquier recibimiento a través de una ventaja financiera para él. Por supuesto, que no sea el mayor el descuento otorgado al cliente que el interés que se paga en el banco. Tenga mucho cuidado de que su rentabilidad no se ve afectada. Tenga cuidado de no dañar la imagen de su empresa. Después de todo, usted no quiere que su cliente piensa que su negocio no está organizado, ¿verdad?
Un Flujo de Caja como listado detallado de las entradas y salida de dinero será de gran ayuda para identificar la transacción que hará que su caja entre rojo.
Gráfico de proyección del saldo de cada cuenta son también de gran valor en la identificación visual cuando se le acabará el dinero.
Si su empresa está sufriendo de este síntoma, es el momento para que preste atención en la tercera meta.
Objetivo 3: Comprender el origen y el destino del dinero
A veces el problema de su negocio no está exactamente en el Capital de Trabajo va. Ciclo de Caja. Puedes estar haciendo mayores gastos que la capacidad de pago de su empresa. En estas horas que usted necesita apretar el cinturón.
La categorización de los pagos e ingresos es un gran aliado en esas horas. En este punto, la utilidad de la caja para mirar el pasado tratando de entender cómo eran sus transacciones. Debe identificar si hay algún gasto excesivo y tratar de trabajar en la reducción de la misma.
Trate de tener una visión macro: hacer el análisis de 12 meses. Esto le ayudará a comparar los valores. Ya sea un gasto de R $ 250,00 de la electricidad es demasiado grande o demasiado pequeña, es difícil sin una referencia. Se puede aplicar un análisis horizontal de comparar un mes a otro, e incluso análisis vertical para determinar el porcentaje de determinado gasto con relación al total.
Este ejercicio puede ser muy útil en la elaboración del presupuesto anual.
Algunos administradores identifican este tipo de disfunción en el Estado de Resultados, más también es posible realizar el Flujo de Caja.
Resumiendo
A lo largo de este artículo usted aprendió que la Administración del Flujo de Caja va más allá de una mera Categorización de las Entradas y Salidas de Caja. Implica el ejercicio de tratar de predecir el futuro de los saldos, preservar el Capital de Trabajo y entender el pasado para tratar de diseñar un futuro mejor.
Algunos sistemas de gestión demasiado limita la visión del usuario. Otros incluso aplican conceptos erróneos, confundiendo el Estado de Resultados del Flujo de Caja
Es importante que el administrador tenga en cuenta todos esos, para no caer en las trampas de la mala Administración del Flujo de Caja.
¿Y Usted? Tiene alguna experiencia para compartir con nosotros ¿Cualquier crítica? Deja tus impresiones en nuestros comentarios.
(*) Dr. Juan Báez Ibarra – Máster y Doctor en Contabilidad por la Fundación Getulio Vargas (FGV) y Universidad de San Pablo (USP) del Brasil, respectivamente. Instructor nacional e internacional en Finanzas, Contabilidad, Riesgos Financieros, Productos y Mercados Financieros, ALD y Gestión Integral de Riesgos. Amplia experiencia Académica y Profesional.