Juan Báez Ibarra (*)
¿Sabía usted que puede optimizar su proceso de facturación utilizando una herramienta llamada regla de cobranza? ¡Compruebe ahora mismo!
Uno de los motivos que llevan a las empresas a tener problemas financieros es el incumplimiento.
Algunas medidas pueden ser tomadas para reducir ese índice: tener un mayor control en la concesión de crédito, ofrecer formas de cobranza adecuadas y tener una regla de cobranza eficiente.
Esta herramienta, como su nombre lo sugiere, es el conjunto de medidas que su empresa toma para cobrar a sus clientes.
Desde notificaciones antes del vencimiento del cobro, agradecimiento de pago y hasta la demanda judicial de cobro de un título son algunos de los procedimientos que pueden estar en su estrategia.
¿Quieres saber más sobre la regla de cobranza y cómo puede ayudar a reducir el incumplimiento? ¡Continúe leyendo nuestro artículo!
¿Qué es la regla de cobranza?
Como dije anteriormente, la regla de cobranza es una estrategia que tiene como objetivo reducir la morosidad.
Funciona de la siguiente manera: usted debe mapear todos los procesos que hará para cobrar a sus clientes.
Usted necesita determinar si desea enviar notificaciones sobre las facturas emitidas y los días adecuados para ello.
Usted puede definir, por ejemplo, que algunos días antes del vencimiento de la factura desea enviar un mensaje recordando a su cliente.
Así como, usted puede recordarlo el día del vencimiento y algunos días después si la factura no se paga.
Si aún así el pago no se efectúa, se debe pensar cuál será el próximo paso de cobro. Su empresa puede optar por una llamada telefónica solicitando el cobro, suspensión del servicio e incluso el inicio de la demanda judicial de cobro de ese título.
El problema es que hacer todo este control manual puede ser muy laborioso. Usted necesita controlar todos los pasos de todos los cargos que has abierto.
Por eso, algunos sistemas de gestión, automatizan parte de la regla de cobro: las notificaciones.
Además de no necesitar preocuparse por el envío de los e-mails, la factura con el vencimiento actualizado es enviada junto con la notificación, reduciendo el tiempo invertido por sus colaboradores o por usted para actualización de factura y emisión de segunda vía.
¿Y cómo la regla de cobranza puede ayudar a reducir el incumplimiento?
Estoy seguro de que en ese momento ya está convencido que la regla de cobranza es una herramienta que impacta directamente en la reducción del incumplimiento.
Esto ocurre debido a algunos beneficios que su uso trae, como:
Prevención de los olvidos
Como ya citamos, uno de los motivos que la regla de cobranza reduce el incumplimiento es la prevención del olvido por parte del cliente.
Pero ese tipo de cobranza ayuda también en la prevención de olvidos por parte de su empresa o equipo de cobranza.
Si usted es la persona responsable de cerrar las ventas, poner el operativo para funcionar y aún hacer los cobros, es inevitable que alguna tarea sea olvidada.
El problema es que cualquier tarea que se olvida tiene un impacto en su gestión y con el cobranza no es diferente.
Si no se realiza correctamente y en el momento correcto, probablemente la factura en retraso ya no se pagará.
Todos estos procesos se extinguen con la implantación de la regla de cobranza automatizada, pues hace que toda esa comunicación sea hecha de forma automática, evitando errores y olvidos.
Además, usted tendrá más tiempo para dedicarse a otras áreas vitales para el éxito de su negocio.
Deja el cobranza más profesional
Otro punto positivo de la regla de cobranza es que deja todo ese proceso de cobro, que normalmente es delicado, más profesional.
Su cliente pasa a tener una visión que su empresa es realmente seria, ya que acompaña, incluso, los pagos por adelantado.
Tener los procesos mapeados y ese contacto directo con el cliente genera más credibilidad para su empresa.
Facilita la recepción
Al optar por una regla de facturación automatizada que envía la factura actualizada con el comunicado.
Por lo tanto, no es necesario preocuparse por actualizar factura para enviar al cliente.
Todo su proceso se realiza automáticamente sin necesidad de preocuparse por las actualizaciones.
Ahora que ya conoce todas las ventajas de utilizar una herramienta de regla de cobranza automatizada, solicite por whatsapp el envió de una planilla facilite su implementación.
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(*) Dr. Juan Báez Ibarra – Máster y Doctor en Contabilidad por la Fundación Getulio Vargas (FGV) y Universidad de San Pablo (USP) del Brasil, respectivamente. Instructor nacional e internacional en Finanzas, Contabilidad, Riesgos Financieros, Productos y Mercados Financieros, ALD y Gestión Integral de Riesgos. Especialización en Finanzas de Pequeñas Empresas por SEBRAE y 4 Blue del Brasil. Amplia experiencia Académica y Profesional.