Artículo #46 – Administración el inventario – Sepa su importancia y aprenda cómo hacerla

Juan Báez Ibarra (*)

¿Sabía usted que la gestión del inventario permitirá mantener el presupuesto bajo control, optimizando la Administración de su Capital de Trabajo? Acceda y lea.

La administración del inventario es el proceso que permite tener una visión clara del flujo de productos que entran y salen de una empresa, así como de los elementos en stock. Son los datos levantados en la gestión del inventario que permitirán mantener el presupuesto bajo control, optimizando la administración de su capital.

En el post de hoy vamos a hablar un poco más sobre este proceso y te enseñaré a administrar un inventario, ¡acompáñame!

La importancia de administrar el inventario

La gestión eficiente de su inventario evita interrupciones en el suministro del producto o servicio a su cliente y reduce costos de producción y otros costos. Además, muestra qué productos necesitan un reemplazo más inmediato, al mismo tiempo que apunta el exceso de stock de ítems que no tienen tanta salida y que sólo servir para ocupar espacio y asignar el presupuesto. ¡Recuerde que hasta el valor del premio del seguro contratado por la empresa tiene en cuenta lo que usted tiene en stock!

Al administrar el inventario con eficiencia, controlará la entrada y salida de materiales y podrá calcular el stock mínimo que se mantendrá, entre otras informaciones para la conducción de los negocios con el mínimo de costes. Además de todo esto, hay información relativa al inventario que el contador necesitará para el Libro de registro de inventario, que es obligatorio.

Cómo administrar el inventario con eficiencia

* El registro de materiales y productos dentro de la empresa debe ser lo más detallado posible. Registre información como tamaño, peso, colores, cantidad disponible, y cualquier otro detalle que facilite la identificación del producto en  el stock. La entrada y salida de mercancías también debe ser registrada rigurosamente.

* Mantenga el lugar de almacenamiento siempre bien organizado y limpio. Utilice cajas etiquetadas para identificar el contenido y facilitar la conferencia de inventario.

* No adopte sólo una conferencia anual de inventario. Los recuentos periódicos, o rotativos, facilitan bastante su trabajo de administrar el inventario.

* En el recuento, abras las cajas y cuentes el elemento por elemento. Un segundo recuento, preferentemente realizado por otra persona, garantiza la exactitud de los datos.

Cómo administrar el inventario en la práctica

En pequeños negocios con pocos productos, puede incluso utilizar un método manual. Basta papel, pluma, disciplina y paciencia.

Un ejemplo muy básico de control manual:

Organizar una ficha de papel  dividida en columnas: en el margen izquierdo, al principio de cada línea, escriba el nombre del producto, por ejemplo, vestido femenino azul tamaño 42. En la parte superior de la primera columna, escriba «Cantidad Original» y registre la cantidad disponible de vestidos. Las siguientes columnas se denominan alternativamente como «Fecha» y «Cantidad restante». Al final del día, compruebe la cantidad de vestidos vendidos (guarde las etiquetas de los productos para saber cuántos fueron vendidos), disminuya de la «Cantidad Original» y registre el resultado en la columna «Cantidad restante», que debe comprobar con el número de vestidos ahora disponibles en la acción.

Esta hoja de cálculo también se puede hacer en el equipo, utilizando el programa Excel, con cuántas filas y columnas que juzgue necesarias.

La tecnología facilita la gestión de su negocio

Como ya se ha dado cuenta, el ejemplo del control manual de inventario sólo es aplicable cuando la cantidad y la variedad de productos es muy pequeña. ¡Bien que los recursos tecnológicos son cada vez más eficientes para facilitar los procesos!

Existen muchas aplicaciones de administración de negocios que reemplazan los métodos manuales y generan datos confiables, bastando para ello que se alimentan con la información correcta.

Con la computadora, usted administra ventas, producción, finanzas, compras, inventario y todo lo que implica su negocio. Tiren  las hojas en la basura e invierte en tecnología. ¡El futuro es ahora, no te quedes atrás!

 

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(*) Dr. Juan Báez Ibarra – Máster y Doctor en Contabilidad por la Fundación Getulio Vargas (FGV) y Universidad de San Pablo (USP) del Brasil, respectivamente. Instructor nacional e internacional en Finanzas, Contabilidad, Riesgos Financieros, Productos y Mercados Financieros, ALD y Gestión Integral de Riesgos. Especialización en Finanzas de Pequeñas Empresas por la  SEBRAE y 4 blue del Brasil. Amplia experiencia Académica y Profesional.