Artículo #49 – Curva ABC –  Lo que es y cómo usarla?

 

Juan Báez Ibarra (*)

La Curva ABC es una herramienta permite auxiliar en el entendimiento a su cartelera de clientes y también en la administración de Stocks.

Muchos conceptos relativos al mundo de los negocios pueden parecer complicados para quienes no domina la terminología corporativa, pero son muy útiles al trazar estrategias para un mejor desempeño en el abordaje de sus clientes.

Uno de esos conceptos es la Curva ABC, basada en el teorema de Pareto, que, al contrario de lo que parece, no es nada complicado. Y va a parecer aún más simple al final de este post, pues vamos a explicar lo que es eso y cómo la Curva ABC puede ser su aliada para entender mejor a sus clientes y también para gestionar su stock.

¿Qué es la curva ABC?

La Curva ABC es un método de clasificación y agrupación de ítems, en base a su importancia, para la generación de ingresos y rentabilidad de una empresa. Este método de clasificación fue creado a partir de la teoría de Vilfredo Pareto, que en el siglo XIX realizó un análisis que constató que el 80% de la riqueza de la población italiana estaba en manos de apenas el 20% de su población.

Este análisis, posteriormente, fue aplicado por diversos administradores, como Joseph Moses Juran, de General Electric, que al analizar problemas relacionados a la calidad de los productos de la empresa, descubrió que el 80% de los problemas son ocasionados por el 20% de factores. También fue posible constatar que el 80% de la riqueza de las empresas proceden de apenas el 20% de sus productos o clientes.

Desde entonces, la Regla 80/20 o Análisis de Pareto es ampliamente utilizada por las empresas para determinar qué elementos deben recibir atención especial en su administración cotidiana.

El ABC representa la clasificación de un determinado factor, por ejemplo: los elementos de stocks y  los clientes.

El nombre curva, a su vez, se debe al tipo de gráfico que estos porcentuales representan, ya que al colocar en el eje horizontal del gráfico el porcentaje de esos factores, y en el eje vertical sus respectivos porcentuales de participación en el ingreso,  formando una curva.

¿En qué áreas de mi empresa puedo utilizar la Curva ABC?

Existen innumerables posibilidades para aplicar la Curva ABC, como, por ejemplo, siempre que sea posible agrupar ítems, personas, elementos o factores que interfieran directamente en los ingresos o rentabilidad de la empresa.

Sin embargo, hay 4 aplicaciones que son más comunes:

  1. Clasificación de productos y materiales en stock para definir cuáles deben recibir mayor priorización y atención de la gestión;
  2. Conocimiento del porcentaje de participación y peso de cada ítem en las ventas de la empresa;
  3. Revisión y redefinición de tiempos, patrones de operaciones y procesos de actividades productivas en base al porcentaje que representan para el éxito de la empresa.
  4. Identificación de los mejores clientes, incluso para determinar tiempos de atención o personalización de servicios para aquellos que se clasifican como A o B;

¿Quieres algunos ejemplos simples?

– El 80% de las tareas son ejecutadas por el 20% del equipo;

– El 80% de los usuarios de tecnología utilizan sólo el 20% de los recursos del software de la empresa;

– El 80% de la riqueza mundial está controlada por el 20% de la población total del planeta;

– El 80% de las reclamaciones provienen del 20% de la clientela;

– El 80% de las ventas vienen del 20% de los clientes.

El foco de nuestro artículo, es la curva ABC de clientes y la curva ABC para la gestión de inventario.

La curva ABC de clientes

El último elemento de la lista de ejemplos anterior está directamente relacionado con lo que llamamos Curva ABC de clientes, que es un método de clasificación de su clientela dentro de ese porcentaje 80/20. Para entender mejor, vamos a separar a los clientes en tres clases:

  • Clientes de la clase A: son aquellos más fuertes en términos de beneficios para su negocio, pues son responsables por el 80% de su facturación. Son los que compran los productos más caros y con mayor frecuencia;
  • Clientes de la clase B: son los consumidores de medio impacto en los negocios y representan el 15% de su facturación;
  • Clientes de la clase C: son los más débiles en términos de generación de beneficios, pues compran menos, con frecuencia menor, o eligen productos más baratos. Son responsables de sólo el 5% de su facturación total.

Obviamente, estos números varían en cada empresa, de acuerdo con sus criterios de evaluación. Pero, por regla general, la curva ABC de clientes atiende a la mayoría de las empresas.

¿Y cómo se puede utilizar la curva ABC de clientes en su negocio?

La clasificación de su clientela en clases A, B y C va a posibilitar una atención diferenciada para cada uno de ellos. A partir del análisis de las características de cada uno de estos grupos, usted podrá trazar el perfil de compra y entender las demandas específicas de cada consumidor. Usted tendrá mayor claridad en cuanto a la frecuencia de compras, en cuanto a los productos preferidos, etc.

Conociendo mejor el perfil de sus clientes, usted podrá invertir en la fidelización de la clase A y trazar estrategias de relación con los otros grupos, buscando incentivar cada uno a «subir de clase».

Y no piense que esta clasificación será una tarea complicada: un buen programa ERP que es un software para gestión de negocios, ofrece gráficos detallados con el perfil de su clientela, además de otros recursos imprescindibles para su negocio. Con eso, usted podrá aplicar la Curva ABC de clientes en sus estrategias de relación con su público.

La Curva ABC puede ayudar también en un área esencial para el éxito de su negocio: la gestión del inventario

 

La curva ABC y la gestión de inventario o stock

Usted ya debe haber realizado una compra para su empresa cuyo estímulo principal no era la formación de un buen stock o las necesidades reales de sus operaciones diarias. Pero sí por cuenta de promociones, descuentos, regalos o condiciones especiales ofrecidas por los proveedores, ¿no es así?

También debe haber percibido que hacer esto una vez y en volúmenes próximos al estándar de sus pedidos habituales compromete poco la salud financiera de su empresa. Pero si se equivoca la mano y comprar un determinado elemento que tiene poca salida muy por encima de lo convencional, tendrá problemas para pagar a sus proveedores.

Probablemente tendrá que recurrir a préstamos o pagará intereses y disminuirá la rentabilidad de su empresa. ¿Ha pasado por estas situaciones?

Vimos a muchos empresarios teniendo que lidiar con este tipo de problema, la Curva ABC puede ser una excelente aliada en la gestión de su inventario. ¿Vamos a empezar?

Las letras A-B-C de la gestión de stocks representan las clases de productos en función de su importancia:

Clase A

Es el agrupamiento de un pequeño porcentaje de ítems, responsable de una gran parte del ingreso bruto o beneficio de la empresa. Cada empresa posee su porcentaje específico, pero normalmente sólo se clasifican en ese grupo hasta el 20% de los ítems. Estos elementos son responsables del 80% de la facturación de la empresa;

Clase B

Esta clase cuenta con el 30% de los ítems categorizados y suele representar el 15% de las ventas de la empresa. Es decir, se quedan con un porcentaje intermedio de importancia para la gestión.

Clase C

Representa la mayor parte de los ítems, algo en torno al 50%, pero tiene poca representatividad para los ingresos de la empresa, quedando con apenas el 5%.

Curva ABC en la Administración  del Inventario o  Stock

La Curva ABC de stock permite que el gestor evalúe, por ejemplo, el grado de dependencia o riesgo del negocio en relación a un cliente específico, así como el análisis de cuáles son los clientes que ofrecen mayor posibilidad de retorno.

Vea las principales ventajas de aplicar la curva ABC de stock:

Almacenes más coherentes con la demanda

Como uno de los aspectos está vinculado al giro de los materiales, los análisis pasan a dirigir el sector de compras para invertir más en la compra de esos productos. Con ello, la demanda de los clientes pasa a ser mejor atendida.

Sector de compras haciendo adquisiciones más asertivas

Si, como se muestra anteriormente, la Curva ABC hace que el stock sea más coherente a la demanda, por lo que esto ayuda a reducir su índice de rupturas, que ocurre cuando una venta deja de ser realizada por la falta del ítem en el stock.

Sin mencionar que el índice de exceso de productos en stock disminuye, lo que, por consiguiente, también reduce las pérdidas que pueden ocurrir como consecuencia de obsolescencia o perecuidad, por ejemplo.

Capital de trabajo bien empleado

Debido a la mayor asertividad en las adquisiciones, el capital de giro pasa a ser mejor empleado, siendo utilizado para la compra de los productos que realmente son necesarios.

Implementación de la curva ABC de stock

Vamos a entender cómo hacer este análisis a través de un paso a paso:

Iniciamos con el levantamiento de los ítems y de su previsión de demanda

Para iniciar es necesario crear una hoja de trabajo, sugerimos que el encabezado contenga los siguientes datos:

  • Código del producto
  • Descripción del elemento
  • Valor unitario de venta
  • Cantidad de artículos vendidos
  • Multiplicación del valor

Indicar los códigos del producto en la primera columna, listar todos los productos en la columna descripción del artículo y rellenar el valor de venta unitaria de cada uno.

Después, defina un período de análisis, puede ser una semana, mes, trimestre, semestre o hasta un año completo. Manténgase atento a los elementos que tienen una fuerte estacionalidad, ya que éstos requerir análisis basados ​​en períodos específicos y no en el año completo.

Por último, inserte en otra columna la cantidad de artículos vendidos en ese período y, en la última columna, multiplique el valor unitario por la cantidad de productos vendidos, puede utilizar una fórmula de Excel para hacer esa cuenta para usted.

Ahora sumas el valor total de las ventas, basado en la última columna que has sumado.

Tabulación de los datos

Ordene los elementos en orden decreciente (de los mayores a los menores), sobre la base de la suma de sus valores de ventas. A continuación, divida el valor total de cada producto por la suma del valor total de las ventas y descubra el porcentaje de participación de cada producto en la facturación de ventas.

Cree una nueva columna en la que el porcentaje de participación de la columna actual se sumará al de la columna anterior y determinará el porcentaje acumulado de los productos. Por ejemplo, si la primera línea tiene un producto con una participación del 45% en el valor bruto de venta y el de la segunda línea tiene un porcentaje del 18%, entonces el porcentaje acumulado será del 63%.

Definición de los productos que pertenecen a cada clase

El administrador que está realizando el análisis puede determinar con base en los resultados comprobados y en su sentido común cuáles son los productos o elementos que pertenecen a la clase A, B o C de productos.

Sin embargo, si lo prefiere, puede seguir la métrica que explicamos durante la nomenclatura.

3 errores comunes a la hora de usar la curva ABC de Stocks

La Curva ABC permite un mayor cuidado con el almacenamiento y la priorización de los niveles de los ítems que garantizan una mayor facturación para la empresa y que, por lo tanto, deben tener su reposición planificada con antelación.

Sin embargo, la racionalización excesiva de su acción puede ocultar tratamientos diferenciados que algunas situaciones exigen.

Por eso, separamos 3 casos en que la lógica de la Curva ABC puede ser rota conforme el sentido común de los gestores:

1 – Compras de oportunidad

¿Recuerda el ejemplo que citamos al inicio de este artículo? Las compras de oportunidad se producen cuando existe una condición especial, ya sea una mercadería promocional del proveedor o un aumento previsible del precio del producto.

Este tipo de compra sirve para que la empresa tenga beneficios superiores a los normales, con pedidos de lotes mayores de productos que la demanda y los niveles de stock convencionales.

El cuidado aquí debe ser la evaluación sobre el tiempo medio de venta y cantidad de capital de trabajo que será inmovilizado en esta compra, para no correr el riesgo de no tener el saldo en caja para retirar las deudas de la empresa o para hacer pedidos y compras de los elementos más significativos para su facturación.

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2 – Estacionalidad, obsolescencia y perecibilidad

El tratamiento diferenciado con políticas de compra, análisis de historial de ventas basado en períodos anteriores similares y controles administrativos individualizados y rígidos sobre la disponibilidad de los elementos en stock deben marcar la gestión de estos elementos.

Lo ideal es tener un nivel cero de los elementos basados ​​en la previsión de sus fechas límites de ventas, de lo contrario, el perjuicio será una realidad de la empresa.

3 – Revisión de la curva ABC a causa de cambios en la línea de productos, demandas o precios

No determinar una rutina de actualización de su Curva ABC del stock puede hacer que sus solicitudes y la priorización de la gestión de determinados productos se vuelva deficitaria, pues, como usted puede percibir cambios en el precio, en la cantidad de productos solicitados y hasta en la producción o la comercialización de determinados ítems, puede hacer que el porcentaje de contribución en ventas y el porcentaje acumulado de contribución sufran alteraciones, cambiando, consecuentemente, la clasificación de cada producto.

Independientemente de estos cuidados adicionales, el uso de este método puede hacer que su empresa disminuya el empleo de altos valores del capital de trabajo en la adquisición de elementos que no son tan representativos para sus actividades cotidianas, mejorar la gestión del inventario y optimizar la disposición de los artículos más vendidos en el espacio destinado a su almacenamiento.

Usted utiliza la curva ABC en la gestión de su negocio? ¡Comente su experiencia con nosotros!

 

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(*) Dr. Juan Báez Ibarra – Máster y Doctor en Contabilidad por la Fundación Getulio Vargas (FGV) y Universidad de San Pablo (USP) del Brasil, respectivamente. Instructor nacional e internacional en Finanzas, Contabilidad, Riesgos Financieros, Productos y Mercados Financieros, ALD y Gestión Integral de Riesgos. Especialización en Finanzas de Pequeñas Empresas por la  SEBRAE y 4 blue del Brasil. Amplia experiencia Académica y Profesional.