(*) Juan Báez Ibarra
El equilibrio entre sus cuentas a pagar y recibir es importante para una buena gestión del Capital de Trabajo. Lea este artículo y aprenda cómo monitorear.
Usted no quiere perder una venta, ¿verdad? Y para no perderla muchas empresas aceptan negociar un plazo de pago especial para sus clientes. ¿Mejor vender en cuotas que no vender, no es?
Pero, cuanto más tardes en recibir una venta, peor para la caja de la empresa.
¡Y no es sólo ese dato que usted necesita acompañar! El plazo de pago de los proveedores también es esencial para entender su caja.
Continúe leyendo este artículo, entienda más sobre el plazo medio de pago y el plazo promedio de cobro y cómo esas métricas impactar en el cuadro de su empresa.
Entendiendo el camino del dinero por la empresa
Antes de hablar sobre el plazo promedio de pago y el plazo promedio de cobro es necesario entender el flujo del dinero en su empresa. Normalmente es así:
- Usted compra una mercancía o materia prima;
- Se queda en stock hasta que se vende o procesado;
- Usted paga el proveedor;
- Usted vende ese producto;
- Y sólo entonces usted recibe por la venta.
¿Usted recibió el dinero referente a la venta de ese producto después de haber pagado al proveedor, percibió?
Ahora imagínese que usted tiene $ 50,00 de capital de giro. Y con ese valor compra dos zapatos por $ 25,00 cada uno. Usted pagó por esos productos a la vista y se quedó sin capital de giro.
Ahora usted ha puesto fuerza total en las ventas e imagina vender cada producto por $ 50,00. Al final del proceso usted doblará su capital si vende las dos.
En un momento dado usted vendió uno de los pares de zapato por $ 50,00. Pero usted vendió a plazo y sólo recibirá en 30 + 60 días. Usted todavía sigue sin dinero, tiene un par de zapatos en stock y una promesa de cobro de $ 50,00.
Luego un segundo comprador aparece queriendo llevar el segundo par de zapato. Usted también vende en 30 + 60 días. Usted ahora no tiene nada en stock y una promesa de cobro de $ 100,00.
En este punto su negocio se ha congelado, ya que su capital de giro ha terminado y usted ya no tiene como comprar para vender.
Es para ello que los plazos promedio de pago y de cobro sirven: monitorear el tiempo que el dinero queda fuera de la empresa. Cuanto menos este ciclo, mejor.
Hay una tercera variable muy importante que es el plazo promedio de stock o inventario, pero sobre este tema vamos a hablar en otra oportunidad.
Plazo promedio de pago (PPP)
Vamos a empezar por el plazo promedio de pago que también es conocido por PPP. Muestra básicamente la cantidad promedio en días que la empresa tarda en pagar a sus proveedores.
Cuanto mayor sea su plazo promedio de pago, mejor para la caja de la empresa. Así que le da tiempo de vender, recibir por la venta y pagar el proveedor sin depender de capital externo (préstamos o aportes de los socios).
Vamos a descubrir el plazo promedio de pago en la práctica. Imagine que los pagos que tengo abierto son los siguientes:
| Proveedor | Valor | Comprado en | Pago en | Plazo en días |
| Hadas y Tomás Calzados | $ 1.500,00 | 10/06 | 10/07 | 30 |
| Gabriela Moda Íntima SRL | $ 800,00 | 12/06 | 02/07 | 20 |
| Olivia y Carolina Accesorios SRL | $ 5.600,00 | 15/06 | 30/06 | 15 |
Compruebe que mi obligación con el proveedor Olivia y Carolina Accesorios SRL tiene un valor mucho mayor que los demás, pero el plazo de pago es menor. Por eso, tiene una importancia mayor que la obligación con el proveedor Carolina y Henry Deportes SRL que el cobro es de R $ 1.000,00 y el plazo es de 45 días para pago.
Para calcular el plazo promedio (ponderado) de pago (PPP), esta situación también debe ser considerada, siguiendo la fórmula:
PPP = suma de (todos los plazos de pago x valor de las obligaciones) / suma de los valores de las obligaciones
PPP = (1.000 x 45) + (1.500 x 30) + (800 x 20) + (5.600 x 15) / 1.000 + 1.500 + 800 + 5.600
PPP = 45.000 + 45.000 + 16.000 + 84.000 / 8.900
PPP = 190.000 / 8.900
PPP = 21,34
En este ejemplo, el plazo medio ponderado de pago es de 21 días.
Esto quiere decir que entre la fecha de emisión de la Nota Fiscal por proveedor y el pago por esa mercancía, el promedio de días que su empresa paga esas obligaciones es de 21 días.
Es posible observar que el promedio de plazo de pago fue impactado por el boleto del proveedor Olivia y Carolina Accesorios SRL, que tenía un valor mayor y un menor plazo.
Nunca olvide: cuanto mayor sea su plazo promedio de pago, mejor para la caja de su empresa.
¿El cálculo debe considerar todos los gastos de la empresa?
Nota: Usted sólo debe considerar las compras de mercancías o materia prima.
Plazo promedio de cobro (PPC)
El plazo promedio de cobro, o PPC, es prácticamente lo contrario. Es el tiempo que tarda en recibir por las ventas.
Es obvio que ofrecer plazos y condiciones de pago para sus clientes es un atractivo para vender más, pero usted necesita saber que el plazo de cobro impacta directamente en su flujo de caja y consecuentemente en la gestión financiera.
Cuanto menor sea su plazo promedio de cobro, mejor para su flujo de caja.
Vamos a imaginar que sus cobros sean:
| Cliente | Valor | Vendido en | Recibido en | Plazo en días |
| Antonio Samuel Díaz | $ 2.500,00 | 01/06 | 16/06 | 15 |
| Stefany Jazmín Pereira | $ 1.200,00 | 10/06 | 20/06 | 10 |
| Mateo Elías Cardozo | $ 3.200,00 | 12/06 | 20/06 | 8 |
| Juliana María Cardozo | $ 5.000,00 | 12/06 | 20/06 | 8 |
Una información importante: el PPC se calcula basado en la información de cobro. Por lo tanto, el campo de la fecha de cobro debe cumplimentarse con el día en que dicha parte efectivamente fue cobrada, no la fecha prevista. Por ejemplo: imagine que el plazo de vencimiento del cliente Anthony Samuel Díaz era 10/06, pero él me pagó sólo el día 15, el día que debo considerar es 15/06.
La fórmula para calcular el plazo promedio (ponderado) de cobro es:
PPC= Suma de (todos los plazos de recepción x valor de las obligaciones) / suma de los valores de las cuentas a cobrar
PPC = (15 x 2.500) + (10 x 1.200) + (8 x 3.200) + (8 x 5.000) / 2.500 + 1.200 + 3.200 + 5.000
PPC = 37.500 + 12.000 + 25.600 + 40.000 / 11.900
PPC = 9,67 días
En este ejemplo, la situación del cliente Juliana María Cardozo aumentó considerablemente nuestro PPC, pues él pagó una cuenta de mayor valor a pesar de que el tiempo fue menor.
¿El cálculo debe considerar todos los cobros de la empresa?
Nota. Usted sólo debe considerar los cobros que tienen sentido para su operación, como la venta de mercancías o de su producción. Cosas como la venta de activos fijos o el cobro de intereses no deben ser considerados.
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(*) Dr. Juan Báez Ibarra – Máster y Doctor en Contabilidad por la Fundación Getulio Vargas (FGV) y Universidad de San Pablo (USP) del Brasil, respectivamente. Instructor nacional e internacional en Finanzas, Contabilidad, Riesgos Financieros, Productos y Mercados Financieros, ALD y Gestión Integral de Riesgos. Amplia experiencia Académica y Profesional.