Paso 02 – Análisis de flujo de caja
• Mejorar la visualización de su Flujo de Caja
• Porcentajes de cuenta
• Comparación entre períodos
• Cómo analizar tu Flujo de Caja en 5 pasos
No basta con tener la estructura correcta, ¡es necesario analizarla!
Al principio de este artículo escribí que el propósito del flujo de caja es «tomar mejores decisiones». Bueno, para tomar una mejor decisión, necesitas analizar tu flujo de caja.
Mejorando la visualización de su Cash Flow
En la versión súper resumida del flujo de caja (solo con los temas macro, como mostré arriba) el flujo de caja ya tiene alrededor de 30 líneas. En la versión completa, tu flujo de caja tendrá fácilmente 150 líneas. Entonces, hay mucha información para analizar.
Entonces, primero debemos hacernos la vida más fácil.
¿Como?
Porcentajes de cuenta
Los informes financieros generalmente ya tienen esto: una columna adicional que muestra el porcentaje de cada cuenta en relación con los ingresos totales.
La cuestión es: es mucho más fácil analizar la información a través de porcentajes que a través de valores totales.
Por ejemplo: que yo diga que mi empresa tiene un costo variable promedio de 20 mil reales no significa mucho. Pero decir que mi empresa tiene un coste variable medio del 35% de los ingresos es una información mucho más completa y fácil de analizar.
Vea cómo se vería el flujo de caja con los porcentajes:
Tenga en cuenta que es fácil analizar supongamos de todos mis ingresos, el 30% se destinó a pagar Costos Variables. Y que mis Gastos de Personal representaron el 33% de todos mis ingresos. Y aunque mi Utilidad Operativa fue del 20%, mi Resultado Neto fue sólo del 2%.
Análisis vertical. El nombre técnico de este porcentaje es Análisis Vertical, es decir, estás analizando tu flujo de caja verticalmente, analizando siempre qué porcentaje representa cada cuenta de tus ingresos totales.
Así que, cuando algún consultor engreído, como yo, viene a impresionarte con un “Análisis Vertical”, ¡ya sabes de qué se trata! ^^
Comparación entre períodos
La periodicidad del Flujo de Caja quedará a tu criterio. Puede ser diario, semanal, quincenal o mensual. Lo más común es analizar el informe de flujo de caja mensualmente.
Independientemente de la época, debes entender que Cash Flow no debe verse como una fotografía, sino como una película.
Si analizas esta foto de arriba, parece que Anderson Silva está muy tranquilo y tiene la pelea en la mano. Sin embargo, cuando ves la película completa te das cuenta de que eso no es exactamente lo que pasó…
Esto quiere decir que no puedes analizar un solo mes de tu Cash Flow, siempre tienes que comparar este mes con otros periodos, realizar análisis semestrales, anuales, etc.
Por tanto, además de analizar la representación de cada cuenta dentro del mes, debemos analizar la evolución de estas cuentas de un mes a otro. En otras palabras: cuánto aumentó o disminuyó cada cuenta durante el período.
Visualiza cómo serían dos periodos (dos días, dos meses, dos años…) de la primera parte del flujo de caja:
Ahora tenemos un segundo mes y una segunda columna de porcentaje «A.H.» – Análisis Horizontales.
El análisis horizontal es cuánto evolucionó cada cuenta de un período al siguiente. Allí, por ejemplo, dice que del mes uno al mes dos, los Ingresos por Ventas aumentaron un 2%.
También tenga en cuenta que el mes 2 tiene su propio Análisis Vertical.
________________________________________
En breve
Análisis vertical y análisis horizontal
El Análisis Vertical le dirá qué tan representativa es cada cuenta en relación con los ingresos, siempre dentro del período mismo. Por ejemplo: mis gastos fijos consumieron el 33% de los ingresos totales.
El Análisis Horizontal le dirá cuánto aumentó o disminuyó cada cuenta de un período a otro. Por ejemplo: mis gastos fijos aumentaron un 2% respecto al mes anterior.
________________________________________
Vea cómo se vería el Flujo de Caja completo después de dos meses:
¿Ey?
Vale, vale, parece confuso a primera vista. Nadie dijo que sería papaya y azúcar.
Quizás esta sea la razón por la que la mayoría de los flujos de efectivo que intentan enseñarle están equivocados: porque lo simplista es más fácil. Pero este más fácil te lleva por el camino equivocado.
Cuando analizas tu flujo de caja, básicamente seguirás 5 pasos…
[El curso de Gestión Financiera Rentable te hace entender todo esto de maravilla ^^]
Cómo analizar tu Cash Flow en 5 pasos
El análisis más detallado del flujo de caja merece una publicación propia, pero aquí daré una descripción general.
Existen 5 pasos básicos para analizar el flujo de caja de su empresa:
1 – Mira los números generales (ingresos totales, costos variables, gastos fijos, etc.)
Realizarás un primer análisis general de los números macro, desde Ingresos hasta Resultado Neto Final.
Este primer vistazo le brinda una descripción general de lo que sucedió durante el período, ya sea un mes, un bimestre, un semestre, etc.
2 – Verifique si los porcentajes (A.V. – Análisis Vertical y A.H. – Análisis Horizontal) están dentro del promedio apropiado
Aún mirando las cuentas macro, verá los porcentajes, en lugar de solo los números enteros. Aquí prestarás especial atención al margen de contribución, beneficio operativo y resultado neto.
La lógica es: ¿las cifras de este mes están dentro del promedio esperado? ¿Hay alguna cuenta que haya subido o bajado significativamente?
3 – Comprobar si las subcuentas (3.1, 3.2, 4.1, 4.2…) están “en conformidad”
Después de mirar las cuentas macro, te verás un poco más concentrado. En el Hotel, por ejemplo, además de analizar el Costo Variable total, mirarás los costos de impuestos, costos de alojamiento, costos de alimentos y bebidas, etc.
El análisis es el mismo que el anterior: ¿las cifras de este mes están dentro del promedio esperado? ¿Hay alguna cuenta que haya subido o bajado significativamente?
4- Identificar si existen cuentas anormales y verificar los asientos que ocurrieron
Con el tiempo te darás cuenta de que alguna cuenta está demasiado alta o demasiado baja. En estos casos, recurrirás a tu control financiero y comprobarás si hay algún error en el registro (puede que te hayas registrado en una categoría equivocada, o incluso en un importe equivocado).
Si no hay ningún error de publicación, deberá tomar medidas en esta cuenta, si corresponde.
5 – Genera tus conclusiones sobre el Flujo de Caja ¡ACTÚA!
De tu análisis tendrás algunas conclusiones. Puede ser simplemente que todo esté bien y necesitemos mantenerlo, o que los gastos fijos se hayan descontrolado o quizás que los ingresos hayan bajado demasiado.
El punto es: CADA MES necesitas mirar tu flujo de caja. Cada trimestre, con la media de estos tres meses, mirarás aún más detenidamente.
Y lo más importante: ¡hay que actuar! Buscar un proveedor más barato, recortar gastos innecesarios, aumentar las ventas, etc. etc.
Si quieres más análisis, consulta nuestro post «Flujo de Caja Avanzado para propietarios de pequeñas empresas: 2 números cruciales a analizar».
Simulaciones: jugar con el flujo de caja
Más que analizar lo sucedido, debes utilizar tu Flujo de Caja para simular escenarios futuros.
¿Qué pasa si mis ingresos aumentan?
¿Qué pasa si reduzco los costos variables?
¿Qué pasa si subcontrato un servicio?
Esto, ¿y si, y si…?
Puedes, por ejemplo, simular el impacto de un aumento del 10% en tus ingresos. ¿Qué pasará con sus ganancias si sus ingresos aumentan?
Por otro lado, se puede simular una disminución del 10% en los gastos fijos. ¿Qué pasará con sus ganancias si el gasto fijo disminuye?
Tal vez se dé cuenta de que reducir los gastos fijos tiene un mayor impacto en las ganancias que aumentar los ingresos; créame, esto es completamente posible. Por tanto, te centrarás en reducir los gastos fijos.
Jugando con los números llegarás a un escenario ideal para tu negocio. Este escenario ideal será tu nuevo objetivo a alcanzar.
¡Quienes tienen objetivos claros trabajan mejor!
Flujo de Caja en Excel
Es una versión simplificada que te ayudará a estructurar correctamente este importante informe.
CONCLUSIÓN Y RESUMEN
El informe de flujo de caja será tu brazo derecho si lo utilizas correctamente. Verás claramente si el problema empresarial está en las ventas, o en los costes variables, en los gastos fijos, en las inversiones o quizás en la producción no operativa.
El flujo de caja es una herramienta y, como toda herramienta, debe utilizarse para funcionar. Entonces, a partir de este mes, ¿qué tal si configuras la estructura de flujo de caja correcta para tu negocio y comienzas a realizar los análisis correctamente?
Recuerde: el objetivo financiero de cualquier empresa es obtener beneficios. Un buen Flujo de Caja le mostrará las mejores formas de incrementar las ganancias de su negocio.
Resumiendo todo lo que aprendimos en viñetas:
> El informe de flujo de efectivo resumirá todo el dinero que entra o sale de su negocio, además de usarse para pronosticar futuras entradas y salidas de efectivo.
> El flujo de caja funciona según el principio de efectivo, es decir, todo lo que realmente entra y sale de dinero debe contabilizar
> El Cash Flow perfecto DEBE tener la estructura perfecta.
> Mejor que simplemente mirar los números brutos, será más fácil mirar los porcentajes. El análisis vertical le indica cuánto representa cada cuenta de sus ingresos totales. El Análisis Horizontal indica cuánto evolucionó cada cuenta de un período al siguiente.
> Empieza analizando los números de forma más general (mirando los números macro) y empieza a analizar cada tipo de cuenta con más detalle. Deben investigarse las anomalías en el flujo de caja
> Juega con números. Simular aumentos/disminuciones en las entradas y salidas de efectivo. Jugando con números podrás establecer objetivos a alcanzar.
Y finalmente, ¡beneficio, beneficio mucho, beneficio más!
Para ampliar tus conocimientos vea el Webinario “Finanzas en la Práctica para Micros y Pequeñas Empresas”. Totalmente gratis y solo requiere menos de 40 minutos.