Juan Báez Ibarra (*)
Cada negocio necesita para mantener un Flujo de Caja organizada y actualizada constantemente. Aprender a tomar ventaja de esta potente herramienta.
Cuando se trata dinero en efectivo las empresas trabajan de la misma manera: se trata de dinero que entra y el dinero que sale. Como esta operación financiera se lleva a cabo en diferentes períodos, es necesario anticipar este control para evitar problemas de faltas o exceso de dinero en la caja.
Por tanto, la herramienta más básica para el Control Financiero de la empresa es el Flujo de Caja de la empresa. Para ayudar a entender mejor y aplicar esta herramienta, ofrecemos 10 consejos para organizar su Flujo de Caja.
¿Cuál es el Flujo de Caja?
El Flujo de Caja es una herramienta de control financiero que registra las entradas y salidas de dinero de una empresa en un periodo determinado de tiempo. Todas las transacciones financieras de este período deben estar representados en el Flujo de Caja: ingresos, gastos, cuentas por pagar, cuentas, préstamos, pagos, rendimientos, devolución de inversión, entre otros.
Para ser un instrumento de control financiero eficaz, el flujo de efectivo debe ser actualizado, si es posible, todos los días. Esto es importante y requiere mucha disciplina, porque al mantener actualizados los registros financieros de su empresa se pueden tomar decisiones importantes con respecto a la salud financiera de su empresa.
Después de todo, los objetivos principales de una empresa es obtener beneficios y mantener la liquidez, conocer sus ingresos y gastos son esenciales para acompañar esos objetivos.
¿Cómo organizar la herramienta de Flujo de Caja para su empresa?
Además de la actualización, también es necesario para mantener su Flujo de Caja organizada. Muchas empresas utilizan ordenadores portátiles o incluso hojas de cálculo de Flujo de Caja para registrar todas sus transacciones financieras, pero no consiguen ver donde gastaron más dinero o qué servicio o producto ha traído más ingresos o no pueden anticipar posibles problemas de caja. Por lo tanto, incluso si el Flujo de Caja se actualiza, se corre el riesgo de no hacer una buena gestión financiera de su empresa.
A modo de ejemplo, vamos a utilizar una empresa que presta servicios en el ámbito de la gestión empresarial, proporcionando consultoría y conferencias.
1) Determinar el periodo de su flujo de efectivo
Dependiendo del tipo de su negocio se puede controlar el Flujo de Caja por día, semana, quincena o mes. No elija un tiempo muy largo, se corre el riesgo de perder el control de su flujo de efectivo. En el ejemplo de nuestra empresa, el Flujo de Caja mensual.
2) Establecer una forma de identificar los ingresos y gastos
Puede diferenciar entre ingresos y gastos por el color y / o un signo menos delante del valor. Lo importante es que sea fácil en el Flujo de Caja.
3) Identificar las transacciones financieras periódicas
Separe los ingresos y gastos que son periódicas las que no lo son. Así que usted puede registrarlo en los periodos futuros de flujos de caja y hacer estimaciones o previsiones de pagos o cobros.
4) Registrar las cuentas por pagar
Los gastos mensuales tales como el alquiler, servicio de contabilidad y la Internet, las cuotas mensuales o cuotas anuales pueden ser registrados como cuentas por pagar de los próximos meses. Por lo tanto, tendrá el saldo consolidado de su saldo actual de caja y el saldo futuro estimado, es decir, teniendo en cuenta las cuentas que tendrá que pagar.
5) Registrar las cuentas por cobrar
Si usted vende productos o servicios en cuotas periódicas o una fecha de vencimiento de pago, registre esas cuentas por cobrar para los próximos meses. Por lo que su saldo estimado futuro tendrá que contemplar el dinero que vendrá en la caja de la empresa.
Si su empresa trabaja con un modelo de ingresos recurrentes, es decir, se tiene un valor fijo que va a entrar en la caja durante un cierto tiempo, no deje de verificar.
6) Crear categorías para ordenar sus ingresos y gastos
Crear una clasificación de sus ingresos y gastos por categorías. Crear suficientes categorías para satisfacer su necesidad de control financiero. Pocas categorías dejaran su control financiero muy superficial. Muchas categorías dejaran su control financiero muy detallado y complejo. Lo importante es encontrar el equilibrio.
7) Crear centros de costos para agrupar los gastos
Agrupe los gastos por centros de coste (locales donde se originan los gastos), por ejemplos, los departamentos de su empresa (administración, recursos humanos, ventas, producción, etc.) y así asigne a cada centro su respectivo gasto.
Esto te permitirá saber de una manera más estructurada dónde está gastando su dinero.
8) Crear centros de beneficio para agrupar los ingresos
Al igual que los centros de costos, agrupar los ingresos a través de centros de beneficio (locales donde los ingresos son originados). Centros de beneficio pueden ser proyectos, productos, servicios o cualquier otra forma de ingresos del grupo.
Esto te permitirá saber de dónde está recibiendo su dinero.
9) Visualizar gráficamente el Flujo de Caja por categorías de ingresos y gastos
Después de hacer la organización básica, para tener una visión más clara de las transacciones financieras de su empresa, utilice una herramienta informática para ver gráficamente su flujo de efectivo clasificado en categorías. Esto se puede hacer ya sea una planilla de Excel o un software financiero.
10) Visualizar el Flujo de Caja por los centros de coste / beneficio
De manera similar a las categorías, utilice una herramienta informática para ver gráficamente el Flujo de Caja agrupados por centros de coste / beneficio. Esto le dará una visión de dónde viene y va el dinero.
Una sugerencia:
Controlar y organizar el flujo de efectivo es crítico para cualquier empresa que quiera obtener un beneficio y/o superávit de caja. Aunque en un principio será fácil de controlar todo por Excel, con el tiempo la planilla se pone muy compleja y que podría terminar perdiendo el control.
Por eso se sugiere emplear para el Control Financiero un software en línea como él ————–. Si quiere saber más, escribimos un post acerca de cómo un software financiero puede cambiar su trabajo.
¿Y ahí? ¿Ya estás utilizando el Flujo de Caja en su negocio? ¡Dile a nosotros en los comentarios!
Quiere Conocer y Aplicar un PASO A PASO para para la elaboración del Flujo de Caja Proyectado (FCProy), clic aquí
(*) Dr. Juan Báez Ibarra – Máster y Doctor en Contabilidad por la Fundación Getulio Vargas (FGV) y Universidad de San Pablo (USP) del Brasil, respectivamente. Instructor nacional e internacional en Finanzas, Contabilidad, Riesgos Financieros, Productos y Mercados Financieros, ALD y Gestión Integral de Riesgos. Amplia experiencia Académica y Profesional.