(*) Juan Báez Ibarra
Las finanzas en la práctica de una empresa no incluye sólo conocer la rentabilidad o cuando ocurrirá el pago, pero también incluye saber lo que se debe pagar. Las cuentas a pagar, incluso, pueden garantizar la ruina de una empresa si no se administran correctamente.
Como usted no quiere que su empresa acabe declarando quiebra, vea – y evite – los cinco errores imperdonables en las cuentas a pagar
No controlar las cuentas a pagar
Muchos empresarios y gestores deciden no hacer un control estricto de lo que debe ser el monto de cuentas a pagar o de lo que se pagó porque creen que saben todo de cabeza o que no habrá sorpresa a la hora del pago.
Este es un error imperdonable porque sin control es imposible hacer una planificación financiera correcta, además de aumentar los riesgos de tener que hacer un pago imprevisto, como una tasa de interés más.
De esta forma, sin el control de lo que se pagó, como del flujo de caja, se pierde la noción de cuanto la empresa dispone, de cuánto ya se gastó, en qué se gastó y lo que restó, perjudicando toda la gestión financiera.
Desconocer los plazos
No mantener un control de lo que debe ser pagado también lleva al desconocimiento de los plazos de pagos, lo que incluso puede hacer que la empresa pierda buenas oportunidades de de pagar por adelantado con los beneficios correspondientes.
La falta de conocimiento sobre los plazos también surge como un obstáculo para que la empresa planifique lo que puede gastarse de acuerdo con la fecha de las cuentas por cobrar. ¿El resultado de ello? La empresa está siempre en la cuerda floja y dependiendo de recursos externos (préstamos y aportes) para poder mantenerse – y no siempre el gestor se da cuenta de ello.
Retrasar los pagos
El retraso en el pago de las cuentas a pagar es otro error imperdonable porque además de perjudicar a los proveedores también puede hacer que la empresa pierda buenas credibilidad y asi buenas oportunidades de negocios.
En caso de que la empresa atrase con frecuencia las cuentas a pagar a un proveedor, por ejemplo, ese proveedor puede impedir que la empresa realice el pago parcial o a plazo, complicando la situación financiera de la empresa.
Los pagos deben realizarse al día para garantizar relaciones con proveedores que sean duraderas y ventajosas para ambas partes, además de evitar multas.
Mezclar con cuentas personales
El dinero de la empresa se debe gastar para pagar las cuentas de la empresa y hacer las inversiones en ella. Olvidándose de ello o simplemente ignorando este hecho, no es raro encontrar empresarios que mezclan cuentas personales con las de la empresa.
¿Quiere un ejemplo? El empresario está en su empresa y de repente se da cuenta que necesita pagar la cuenta de luz de su residencia. A pesar de eso, está sin dinero en las manos y decide hacer el pago con recursos de la empresa.
Aunque puede parecer inofensivo, este hábito es altamente perjudicial para la empresa ya que en determinado momento el empresario puede verse usando el dinero de la empresa para pagar muchas otras cuentas personales.
No considerar gastos pequeños
Por menor que sea un valor a ser pagado, debe ser considerado y entrar en la contabilidad de la empresa o la cuenta no va a cerrar o conciliar.
Es el caso, por ejemplo, de que la empresa gasta 1 dólar por determinadas actividades bancarias. Puede no parecer un gran valor, pero la verdad es que la empresa hace 100 de estas a lo largo del mes.
Al final de 30 días, el resultado es de 100 dólares, lo que todavía puede parecer poco, pero en un año son 1.200 dólares. En una década, son 12 mil dólares no contabilizados. Por eso es indispensable mantener un control estricto sobre todas las cuentas a pagar por menores que sean para garantizar el máximo de eficiencia.
Sumados, estos errores imperdonables en cuentas a pagar minan las oportunidades de la empresa y llevan a un resultado financiero muy por debajo de lo esperado. ¿Comete alguno de estos errores? Cuéntanos para nosotros.
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(*) Dr. Juan Báez Ibarra – Máster y Doctor en Contabilidad por la Fundación Getulio Vargas (FGV) y Universidad de San Pablo (USP) del Brasil, respectivamente. Instructor nacional e internacional en Finanzas, Contabilidad, Riesgos Financieros, Productos y Mercados Financieros, ALD y Gestión Integral de Riesgos. Amplia experiencia Académica y Profesional.