Juan Báez Ibarra (*)
¿Quieres saber cómo montar una regla de cobranza eficaz? ¡Lea nuestro artículo y no tenga más problemas de cobranza e incumplimiento!
Combatir el incumplimiento es una tarea recurrente en prácticamente todas las empresas. No recibir por una venta puede comprometer todo su financiero, ya que usted está contando con un dinero que no entró.
Entre las estrategias para alcanzar ese propósito, la regla de cobranza es una de las que gana destaque.
Esto se debe a que la regla de cobranza permite asignar todos los procedimientos que se realizarán para el cobro, como por ejemplo, enviar avisos recurrentes, en días estratégicos, para que el cliente no se olvida de ese cobro.
Además, facilita la recepción, pues permite que la factura sea enviada en casos de no pago, siendo innecesario la redigitación y envío de emails manuales.
¿Quieres saber cómo montar una regla de cobranza que funcione de verdad? ¡Continúe leyendo nuestro artículo!
¿Cómo montar una regla de cobranza eficaz?
Para montar una regla de cobranza que funcione, es necesario pensar en todas las estrategias que usted tendrá para cobro.
Definiendo su estrategia de cobro
Antes de poner en práctica la regla de cobro, es necesario tener de forma clara su estrategia de cobro, es decir, todos los pasos que usted dará para garantizar el pago de una factura.
Entre los factores que deben definirse están:
¿Enviará recordatorios anteriores al vencimiento de la factura? ¿En qué días?
Y el día del vencimiento?
¿Enviará un agradecimiento por el pago?
¿Y si la factura no se paga en la fecha correcta? ¿Enviará un cargo posterior? ¿En qué días?
Si el pago no se efectúa? ¿Se hará una llamada? ¿Se suspenderá el servicio? El cobranza de la factura será judicializada?
Por supuesto que cada cliente es único y por lo que mantener el historial es fundamental incluso para el cobro.
Pero, nuestra sugerencia es que se envíen recordatorios anteriores al vencimiento, el día del vencimiento y después del vencimiento. Y si aún así la deuda persiste, los servicios deben ser interrumpidos.
Además de esta información, es necesario definir por qué canal se harán las notificaciones. La forma más fácil y barata de tener una regla de cobranza que funciona es utilizar el correo electrónico.
Por eso, es importante que usted tenga en su base de datis de clientes, los e-mails siempre actualizados. Así, no corre el riesgo de enviar correos electrónicos equivocadamente o de creer que su cliente está recibiendo comunicados cuando en realidad no está.
Después de la definición de su estrategia, es hora de poner en práctica:
E-mail de recordatorio antes del vencimiento
El primer e-mail de la regla de cobro, que sugerimos el envío, debe ser pensado como un recordatorio y por eso necesita ser enviado antes del vencimiento de la factura.
Lo ideal es que usted envíe la primera comunicación con tiempo hábil para que su cliente se programe y consiga hacer ese determinado pago.
Una sugerencia es enviar el primer e-mail de la regla de cobranza con algunos días de antelación en relación al vencimiento de la factura.
No se olvide de enviar junto con el e-mail copia de la factura. De esta forma, evita las conexiones solicitando la segunda vía de de la factura extraviada.
E-mail en la fecha de vencimiento
Este e-mail es importante, pues si su cliente ha olvidado o no ha visto su recordatorio, deberá estar consciente de la falta de pago.
Vale la pena enviar la copia de la factura de nuevo en este correo electrónico. Así, su cliente ya abre el e-mail y consigue efectuar el pago a la misma hora sin preocuparse de localizar la factura enviada en el e-mail anterior.
E-mail después del vencimiento
A pesar de ser una situación que la regla de cobranza pretende combatir, usted no está exento de que su cliente retrasa el pago.
Por eso, es importante que usted piense en los e-mails que serán enviados si el boleto no es pagado al día.
En esa etapa del cobro, le sugerimos que usted envíe dos emails: el primero con pocos días después del vencimiento y el segundo con un poco más de tiempo después del vencimiento.
Usted debe aprovechar la comunicación para enviar la factura no pagada, ya con multa e intereses actualizados. Así que es más fácil para su cliente pagar.
Es importante recordar que en todos los correos electrónicos enviados, debe utilizar un lenguaje apropiado para el tipo de facturación que desee.
Esto quiere decir que si usted desea ser más agresivo en el cobro, debe enviar un e-mail de requiriendo el pago inmediato al cliente.
Ahora si crees que tienes que ser más sutil, puedes enviar un e-mail informando que no localizaste el pago y quieres saber si el cliente tiene alguna duda o necesita ayuda.
Note que en ambos casos usted pasará el mensaje de que la factura está atrasada, pero en uno es más objetivo y en otro más consultivo.
Si aún así el pago no se efectúa es hora de colocar la última etapa de su regla de cobranza en práctica. Usted debe hacer una llamada, suspender los servicios, remitir el l título para el cobranza judicial, bloquear el crédito o tomar la decisión que su empresa ha optado.
Resumiendo
Si usted ya entendió cómo hacer una regla de cobranza, pero todavía no pudo ver de forma clara cuáles notificaciones y en qué días enviar, hicimos una tabla con los días sugeridos por nosotros para el envío de e-mails.
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(*) Dr. Juan Báez Ibarra – Máster y Doctor en Contabilidad por la Fundación Getulio Vargas (FGV) y Universidad de San Pablo (USP) del Brasil, respectivamente. Instructor nacional e internacional en Finanzas, Contabilidad, Riesgos Financieros, Productos y Mercados Financieros, ALD y Gestión Integral de Riesgos. Especialización en Finanzas de Pequeñas Empresas por la SEBRAE y 4 blue del Brasil. Amplia experiencia Académica y Profesional.