Juan Báez Ibarra (*)
Artículo para ayudar al empresario a mantener un buen ciclo de caja incluso cuando no pueden recibir antes de pasar a producir.
La gestión del ciclo de caja es esencial para que las empresas sean competitivas y asegurar su supervivencia. Para que las empresas sigan produciendo y vendiendo, es necesario realizar compras de insumos, los pagos de los costos que participan en actividades de producción y servicios y de funcionamiento y los gastos generales de la empresa.
Por lo tanto, debe gestionar el Flujo de Caja de manera que siempre hay recursos en la empresa para realizar estos pagos y garantizar la continuidad de la operación, es decir, la entrega de los productos y servicios ofrecidos a sus clientes.
En el mundo actual, en la que las empresas operan en un entorno altamente competitivo y que los clientes tienen accesos a varios proveedores, se hace cada vez más necesario, para no perder ventas o para aumentar sus ventas, ofrecer plazo de pago al mercado. De lo contrario, el cliente va a comprar a sus competidores.
Finanzas en días
En este contexto se plantea la pregunta «¿Cómo financiar mi producción y mantener un buen ciclo de caja si el cliente me paga a plazo?»
El primer paso es llevar a cabo la planificación de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar en base a las proyecciones de los volúmenes de ventas, compras, costos de producción, los gastos de operación y sobre todo el tiempo de cobros y pagos.
Después de este paso, puede estar consciente del Ciclo de Caja del negocios.
Ciclo de Caja se define por el tiempo transcurrido entre el pago a proveedores y la recepción de las ventas. Por lo tanto, uno de los principales objetivos será reducir el tiempo de producción o ventas de las mercaderías, reducir el tiempo de cobro a los clientes e incluso aumentar el plazo otorgados por los proveedores.
Resumiendo, el Ciclo de Caja es igual al Periodo Medio de Stock más el Periodo Medio de Cobro menos el Periodo Medio de Pago.
¿Cómo lograr esto?
Buenas prácticas
1) Reducir el Periodo Medio de Stock (PMS)
La optimización del Ciclo de Caja debe comenzar con la reducción del Periodo Medio de Stock (PMS). Con este fin, es necesario llevar a cabo mejoras en la compra y la producción, con el objetivo de optimizar el volumen de los stocks, haciendo un mejor pronóstico de la demanda y por lo tanto reducir el nivel de inventario.
Por lo tanto, es posible reducir el volumen de los pagos de los proveedores y de vender más rápido lo que fue producido con el fin de anticipar el recibimiento de los clientes.
2) Negociar con los proveedores
Aumentar el periodo medio de pago con los proveedores es también muy importante para permitir a plazos más largos en las ventas. Esto se logrará mediante la negociación de las condiciones de pago con sus proveedores, por lo que es fundamental contar con procesos bien estructurados y eficientes cotizaciones y toma decisiones de compra. Entre las principales prácticas para aumentar el poder de negociación:
- Tener más de proveedor para cada materia prima o mercaderías con la planificación de volumen por proveedor, lo que permite condicionar las compras de cada proveedor con las condiciones de pago más alargados.
- Tener equilibrio en la negociación de las condiciones comerciales de precios y plazos, ya que en algunos casos, un plazo más largo puede ser más ventajoso que un descuento.
- Entrenamiento del equipo comercial en técnicas de negociaciones y de relaciones con los proveedores.
3) Anticipar el recibimiento de los clientes
El tercer frente de acción es reducir el Período Medio de Cobro (PMC) a través de anticipación de los cobros, mediante el descuento por pago anticipado, toda vez que resulte conveniente a la empresa en cuanto a costo financiero.
En este caso, es importante tener en cuenta el impacto de los gastos financieros en la rentabilidad de la empresa y la relación con las instituciones financieras para la disposición de líneas de créditos, para efectos de comparación de la conveniencia de recurrir a una anticipación o un crédito bancario.
Otras medidas recomendadas para reducir el tiempo de recepción son: realizar con eficacia las actividades de cobranzas con el fin de reducir los retrasos en los pagos de los clientes y análisis de aprobación de crédito eficiente para evitar las pérdidas por impago.
Es muy importante tener en cuenta que las acciones necesarias para gestionar el Ciclo de Caja no son responsabilidad única del Área de Finanzas. Las soluciones implican la participación de casi todas las áreas de la empresa, incluyendo Compras, Logística, Producción, Comercial, Recursos Humanos y Finanzas.
En resumen, por lo que su empresa pueda ofrecer plazos a sus clientes sin poner en peligro su supervivencia, destaco las siguientes acciones: compra y planificación de la producción, planificación de ventas, negociación de plazo con los proveedores, el acceso a una línea de crédito bancario para financiar cuentas a cobrar y las políticas de crédito y cobranza.
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(*) Dr. Juan Báez Ibarra – Máster y Doctor en Contabilidad por la Fundación Getulio Vargas (FGV) y Universidad de San Pablo (USP) del Brasil, respectivamente. Instructor nacional e internacional en Finanzas, Contabilidad, Riesgos Financieros, Productos y Mercados Financieros, ALD y Gestión Integral de Riesgos. Amplia experiencia Académica y Profesional.