Facturas para pagar y recibir
El control de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar permite al gerente una visión clara del flujo financiero de la empresa. Percatarse de una posible falta de dinero permite al emprendedor tomar decisiones anticipadas para ajustar su flujo financiero.
Ser empresario es como jugar al fútbol: siempre “una caja de sorpresas”. Es cierto, pero se puede reducir el número de sorpresas que se producen mediante un buen control de las cuentas por pagar y por cobrar.
¿Cuánto tiene que recibir su empresa la próxima semana?
¿Cuáles son las facturas a pagar?
¿Quién te debe? ¿O a quién le debes?
Al no saber responder estas preguntas, no tienes el negocio bajo tu control. Es como si estuvieras montando a caballo, pero sin riendas. En otras palabras, el caballo va, tú vas con él, ¡pero no necesariamente al lugar correcto!
Para ayudarle a tener el mejor control financiero posible, hemos desarrollado esta guía sobre Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.
Brevemente, en este artículo:
• Comprenda por qué necesita controlar las cuentas por pagar y por cobrar
• Comprender la diferencia entre Cuentas por Pagar/Por Cobrar y Planificación Financiera
• La estructura correcta y necesaria para tener un buen control
• Instrucciones paso a paso para controlar Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar
• Conocer los principales análisis que se deben realizar
• Tener consejos para mantener en orden las cuentas por pagar y por cobrar
• Tener la oportunidad de tener una gran herramienta de control.
¡Vamos que vamos!
¿Por qué controlar las cuentas por pagar y por cobrar?
Evidentemente nadie predice el futuro, pero es posible tener una gran visibilidad de los gastos que deberían producirse y los ingresos que deberían entrar.
Con un buen control de las cuentas por pagar y por cobrar, tendremos algunos beneficios importantes a la mano (todos los puntos siguientes se aplican tanto a las entradas como a las salidas):
• Identificar todas las obligaciones para un período determinado. Ejemplo: ¿cuánto tengo que pagar la próxima semana?
• Consultar facturas que no hayan sido pagadas. Ejemplo: quien me debe
• No permita que se incumplan los plazos de pago
• Anticipar una posible falta de dinero
¡Al tener un buen control de las cuentas por pagar y por cobrar, verás el futuro!
¡¡Veo el futuro!!
Cuentas por pagar/por cobrar versus planificación financiera
Es muy común preguntarnos cuál es la diferencia entre planificación financiera y el control de
Cuentas por pagar/por cobrar.
Su hoja de cálculo o sistema debe tener al menos la siguiente estructura de registro para mantener un buen control:
Fecha: fecha prevista de entrada o salida de dinero. Si ya fue pagado, la fecha en que efectivamente entró o salió el dinero.
Plan de Cuentas/Categoría: Es el tipo de ingreso o gasto. Ya sea factura de luz, agua, empleados, pro-laboral, etc. ¡Presta mucha atención a esta parte! La categorización correcta es esencial. Mira a continuación donde te lo explicaré un poco mejor.
Cliente/Proveedor: Es un campo donde se puede identificar con quién se está realizando la transacción. Dependiendo del tipo de negocio esto puede no ser posible. Por ejemplo: una panadería no tiene un registro de quiénes son sus clientes.
Monto por Cobrar/Pagar: es el monto que recibirá o pagará en el futuro
Monto Recibido/Pagado: Este es el monto que realmente se recibió o pagó.
Cuenta Bancaria: también es importante tener control de en qué cuenta bancaria (o si fue dinero) se realizó el pago/recibo.
A partir de ahora, el resto de la información es opcional. Es posible que tenga datos más específicos de clientes o proveedores (CNPJ, por ejemplo); cantidad de multa o intereses, de todos modos.
Plan de cuentas: categorizar correctamente
Como mencioné anteriormente, debemos prestar atención a la creación correcta de un plan de cuentas. Clasificar las cuentas correctamente es fundamental para permitir un análisis más específico. El plan de cuentas es la base para crear un flujo de caja perfecto.
Si no quieres ver el vídeo, puedes consultar el post ¿Qué es el Plan de Cuenta y para qué sirve?
Así, existen 5 tipos de cuentas de entrada o salida que deben aparecer en tu Cash Flow:
• Ingresos / Facturación
•Costos variables
•Gastos fijos
• Inversiones
• Movimientos no operativos
A partir de esta correcta categorización podremos elaborar nuestro control de cuentas por pagar y por cobrar correctamente.
Paso a paso para controlar las Cuentas por Cobrar y por Pagar
El control de las cuentas por pagar y por cobrar no difiere mucho de la contabilización de las entradas y salidas de efectivo. La diferencia es que estás contabilizando cuentas futuras en tu hoja de cálculo (o sistema), en las que aún no ha habido ninguna entrada/salida de dinero.
Por tanto, básicamente tenemos tres pasos:
1 – Previsión de gastos fijos e inversiones mes a mes
Lanzarás una previsión de todos los gastos fijos. Gastos financieros, préstamos, recibos de luz, agua, teléfono, internet, alquileres, cuotas de condominio, gastos de salarios y cargos relacionados, pro-laborales, inversiones en marketing, etc. etc. etc.
De todos modo tomará todas las cuentas principales y publicará un valor estimado en las respectivas fechas estimadas.
¿Qué pasa con los costos variables? Los costos variables, al estar directamente relacionados con las ventas, son menos predecibles en un horizonte temporal determinado. Por ello, te aconsejamos lanzar una previsión más genérica, sabiendo que los valores de los costes variables pueden cambiar constantemente.
2 – Previsión de recibos de ventas
¡Registrarás todos los recibos futuros (¡los que están en mora también!) de las ventas ya realizadas!
Aquí no se están estimando valores, sino colocando los recibos que se producirán.
3 – Cuenta para nuevas cuentas entrantes
Como no tienes una bola de cristal, no puedes predecir todo lo que sucederá. Así, se deben lanzar las nuevas ventas que se produzcan y las nuevas cuentas que aparezcan.
Por ejemplo: contraté a un proveedor de servicios que emitió la factura dentro de dos semanas. Esta cuenta no estaba prevista inicialmente, así que la registraré ahora.
En relación a las cuentas que ya han sido dadas de alta anteriormente, cuando llega la factura simplemente actualizas los importes y la fecha de pago.
Consejos específicos
A continuación se presentan algunos consejos específicos que pueden ayudarle a controlar las cuentas por pagar y por cobrar:
• Publicar en detalle. Incluso si los datos no son 100% predecibles, ingréselo en su hoja de cálculo o sistema con el mayor detalle posible. Por ejemplo: en lugar de simplemente ingresar el monto total del salario, registre el salario de cada empleado. Si se contrata a una nueva persona, registre también los salarios de esta persona.
• Plazo de seis meses a un año. Lo interesante es que puedes mantener las cuentas con seis a doce meses de antelación. El consejo es: en enero haces una previsión hasta diciembre. En junio, a mitad de año, actualizas la previsión hasta mitad del año siguiente, y así sucesivamente.
• Estimar valores. No sabes de cuánto saldrá tu factura de luz o agua, pero eso no es motivo para dejar de hacer este tipo de predicciones. Utilice valores medios.
• Registrar proveedores y clientes. Mucha gente pierde el tiempo buscando datos de clientes o proveedores para realizar pagos. Mantén los datos actualizados en una hoja de cálculo (o en el propio sistema, si lo utilizas) para no perder tiempo.
Resumen
En este artículo vimos algunas cosas sobre cuentas por pagar y cuentas por cobrar:
• Este control te dará mayor previsibilidad y más tiempo para actuar en algún momento financiero (¡qué bonita es esa palabra!)
• Cuentas por pagar/por cobrar es diferente de la planificación financiera. El primero tiene un enfoque del día a día, mientras que el segundo es más estratégico.
• El registro de cuentas por cobrar y por pagar sigue tres pasos básicos: registrar gastos fijos; registrar recibos de ventas ya realizadas y; contar nuevas cuentas que llegan
• Recuerde consejos específicos
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